KI-Anwendungen sind längst alltägliche Realität und keine Zukunftsthemen mehr. Während vielerorts über die tatsächlichen Potenziale dieser Technologie diskutiert wird, sind die Ergebnisse aus bereits umgesetzten Anwendungen und deren Erkenntnisse wichtig. Entscheidend ist dabei, was KI im Arbeitsalltag für uns leisten kann und wie Unternehmen damit Wert generieren können.
Somit steht für uns folgende Frage im Mittelpunkt: Was kann KI heute bereits konkret in unserem Arbeitsumfeld leisten und welchen Mehrwert bringt sie für unsere Geschäftsprozesse? Die theoretischen Grundlagen der KI sind selbstverständlich wichtig, ein produktiver Einsatz der noch jungen Technologie ist tatsächlich aber erst der effektive Schritt in der bereits laufenden Transformation.
In diesem Sinne haben wir innerhalb weniger Wochen unseren CONbot implementiert – ein Chatbot, welcher firmenintern für Informations- und Dokumentensuche, sowie zur Generierung von verschiedenstem Content verwendet werden kann. Mit CONbot haben wir das Ziel realisiert, für unsere Mitarbeiter:innen ein effizientes Werkzeug bereitzustellen und gleichzeitig praxisnahe Erfahrung mit moderner KI-Technologie zu sammeln.
Schnelle Umsetzung und konkrete Problemlösung anstatt langwieriger und teurer Großprojekte
Ein verbreitetes Vorurteil in Verbindung mit KI-Projekten ist, dass diese teuer und komplex sein müssen und Jahre brauchen, bis sie einen messbaren Nutzen liefern. Unser Projekt zeigt das Gegenteil.
Entwickelt in einem kleinen internen Team und einem Kick-off Ende November 2025, starteten wir bereits im Januar 2026 mit einer ersten Testphase. Eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitenden nutzte den Chatbot im Arbeitsalltag und lieferte in mehreren Schleifen strukturiertes Feedback an das Team. Im Fokus standen dabei drei Dinge: ausprobieren, lernen und gezielt verbessern. Auf dieser Basis konnten wir die Lösung in kurzer Zeit optimieren und dann in den Produktiveinsatz bringen. Als nächster Schritt findet nun April 2026 der unternehmensweite Rollout statt.
Dieser kurze Entwicklungszyklus macht deutlich, dass KI-Projekte keine langjährigen Transformationsprogramme sein müssen – ja, dass es sogar besonders empfehlenswert ist, mit einfachen Use Cases anzufangen und dann mit den gesammelten Erfahrungen die komplexeren Themen anzugehen. Mit klaren Zielen, schlanker Architektur und engem Nutzerfeedback lassen sich funktionierende Lösungen schnell realisieren.
Von der Idee zur pragmatischen Lösung
Viele KI-Initiativen scheitern nicht an der Technologie, sondern an der Umsetzung. Zwischen Vision und produktivem Einsatz liegen oft komplexe Entscheidungsprozesse, unklare Zielsetzungen und daraus resultierend lange Projektlaufzeiten und hohe Investitionen. Wir haben bewusst einen anderen Weg gewählt. Statt auf überbordende Fertiglösungen der verschiedensten Anbieter zu setzen, entwickelten wir eine maßgeschneiderte Anwendung auf Basis von Standardtechnologien und -komponenten, die exakt zu unseren Anforderungen und unserer bestehenden IT-Architektur passt.
Technologisch basiert unser Chatbot auf Microsoft Azure Cognitive Search und OpenAI. Diese ermöglichen eine sichere und skalierbare Integration in den von uns bereits genutzten SharePoint, inklusive Datenschutz, Zugriffskontrolle und nahtloser Einbindung in bestehende Prozesse. Mit Projektkosten von unter 10.000 Euro (Personal- und Sachaufwand) liegen wir deutlich unter den Erwartungen, die viele Unternehmen gegenüber vergleichbaren KI-Projekten haben.
CONbot im Alltag: Wissen schneller verfügbar machen
Ausgangspunkt für die Entwicklung war eine typische Herausforderung im Unternehmen: das Wissen ist vorhanden, aber oft schwer auffindbar. Mit zahllosen Dateien in vielfältigen Ordnerstrukturen, liefern klassische Volltextsuchen in der Regel nur Keyword-basierte Trefferlisten. Relevante Informationen müssen dann mühsam herausgefiltert werden und Zusammenhänge gehen dabei verloren. Der CONbot setzt genau hier an.
Mitarbeitende können Fragen in natürlicher Sprache stellen. Der Chatbot versteht den Kontext, durchsucht relevante Inhalte und liefert strukturierte Antworten oder kompakte Zusammenfassungen, basierend auf unternehmensinternem Wissen. Die Bedienung ist bewusst einfach gehalten: öffnen, fragen, Antwort erhalten. Ohne Einschulung verwendbar, ohne komplexe Prozesse. Darüber hinaus unterstützt der Bot auch bei der Erstellung von Texten, etwa für Angebote, Projektdokumentationen oder interne Berichte.
Echter Mehrwert – intern und für Kunden
Der Nutzen des CONbots zeigt sich im täglichen Einsatz: Informationen sind schneller verfügbar, Wissen wird effizient genutzt und Mitarbeitende erhalten schneller einen Überblick über komplexe Themen. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität unserer Outputs, da vorhandene Erfahrungen und Konzepte leichter zugänglich sind. Wissen bleibt nicht länger in einzelnen Dokumenten oder Köpfen verborgen, sondern wird für alle nutzbar gemacht.
Auch für unsere Kunden entsteht ein klarer Vorteil. Wenn wir über KI sprechen, tun wir das nicht auf theoretischer Ebene, sondern aus eigener Erfahrung. Wir kennen Herausforderungen, Stolpersteine und erfolgreiches Vorgehen aus der eigenen Praxis.
Künstliche Intelligenz entfaltet ihren echten Mehrwert nicht durch schön klingende Visionen oder komplexe Strategiepapiere, sondern durch konkrete, pragmatische Anwendung im Alltag. Entscheidend sind klare Ziele, ein fokussierter Use Case und die Bereitschaft, Lösungen iterativ zu entwickeln. Wer KI dort einsetzt, wo sie tatsächlich hingehört, schafft nicht nur Effizienzgewinne, sondern macht beispielsweise – so wie unser CONbot – vorhandenes Wissen nachhaltig nutzbar.
